Teamleitung Rezeption & Digitalisierung (m/w/d)

Jeden Menschen stärken – das geht nur mit dir Seit über 20 Jahren gibt es das Therapiezentrum Rombach. Wir machen Menschen ro(m)buster — in Physiotherapie, Ergotherapie, Prävention & Training und Osteopathie. Für uns heißt das: Menschen stärken, widerstandsfähiger und belastbarer machen. Das ist nicht nur ein Werbeslogan – das ist unsere Mission.

Was dich erwartet

Du übernimmst die Führung unseres Rezeptionsteams — und gleichzeitig ein echtes Gestaltungsfeld: die Digitalisierung unserer Abläufe, von der Online‑Terminvereinbarung bis zur Rechnungsstellung. Papier war gestern. Wir suchen jemanden, der das genauso sieht.

Deine Aufgaben als Führungskraft

• Führung des Rezeptionsteams: Jour Fixe, Mitarbeitergespräche, Einarbeitung neuer Kolleg:innen
• Schnittstelle zwischen Rezeption, Fachbereichsleitungen und Geschäftsführung
• Finanznahe Abrechnungsprozesse (Datev, Mahnwesen, Optica)
• Aktive Mitgestaltung der Patientenverwaltungssoftware‑Umstellung und weiterer Digitalisierungsschritte
• Alltag an der Rezeption gemeinsam mit deinem Team — Empfang, Terminplanung, Patientenkontakt

Der Alltag an der Rezeption

• Planung und Organisation der Patiententermine
• Patientenakten erstellen, pflegen und archivieren
• Vorbereitung der Terminpläne für den nächsten Arbeitstages
• Datenverarbeitung des aktuellen Tages via Theorg
• Persönliche Betreuung vor Ort für Patienten und Besucher
• Telefonische Beratung / Auskunft und Korrespondenz via Mail und WhatsApp
• Verwaltung und Bearbeitung der Rezeptzuzahlungen
• Rezept Organisation/ Beschaffung / Änderung
• Rechnungstellung und – bearbeitung der Privatrezepte
• Planung und Organisation neuer Dauerpatienten und Kombinationspatienten
• Waschen der Decken und Handtücher, Bestückung der Therapieräume mit Therapiematerialien
• Allgemeine Reinigungsaufgaben an der Rezeption
• Ansprechpartner /Problemlöser verschiedener Belange der Teammitglieder und der Hausverwaltung

Kernarbeitszeit: Montag bis Freitag zwischen 8 und 17 Uhr

Was du mitbringst

• Digitale Affinität – Du denkst in digitalen Abläufen und willst Papierprozesse ablösen, nicht verwalten
• Innovationsstreben – Du verbesserst Dinge, ohne dass man dich darum bittet
• Unternehmerisches Denken – Du verstehst, dass Entscheidungen an der Rezeption wirtschaftliche Wirkung haben
• Strukturdrang – Du erkennst "das haben wir schon immer so gemacht" — und hinterfragst es
• Erfahrung in Führung, Praxisorganisation oder einem vergleichbaren administrativen Umfeld von Vorteil
• Ein Studium/Ausbildung im Bereich Gesundheitsmanagement, BWL, Verwaltung oder vergleichbar
• Begeisterung für Digitalisierung, Automatisierung und Prozesse
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Abläufe im Team nachhaltig zu verbessern
• Du bist flexibel in deinen Arbeitszeiten
• Kontaktpunkt Empfang – Du repräsentierst das Therapiezentrum im "ersten Eindruck" freundlich und vermittelst Sicherheit
• Umgang mit Patienten – Du magst es wenn es "menschelt" (unumgänglich in der Arbeit mit Patienten)
• Du besitzt Organisationsgeschick und arbeitest gewissenhaft, eigenständig, sorgfältig und zuverlässig
• Du magst, dass es bei uns an der Rezeption lebendig zu geht – wer Trubel mag und dabei einen kühlen Kopf behält, ist hier genau richtig
• Du gehst offen auf Kollegen, Vorgesetze und Patienten zu
• Umgang mit Widerständen – Du sprichst Konflikte offen an und bemühst dich um Lösungen

Was wir bieten

Gehalt

• Gehalt zwischen 4.000€ und 4.500€ je nach Berufserfahrung

Gesundheit & Fitness

• Fitnessstudio Kosten übernehmen wir hier: Fitness First oder Power und Fitness Center (knapp die Hälfte des Teams geht in diesen zwei Studios trainieren)
• Zuschuss für betriebliche Altersvorsorge

Mental Health

• Mithilfe einer Online‑Plattform darf jeder Mitarbeiter bis zu 5 Sitzungen Psychotherapie im Jahr wahrnehmen um über kleinere oder größere Sorgen/Probleme und/oder Themen wie Persönlichkeitsentwicklung zu sprechen
• Regelmäßige Impulsvorträge und Workshops zu dem Themen rund um deine mentale Gesundheit

Weiterbildung

• Fortbildungsbudget von 1500€ jährlich

Standort

• attraktiver Standort mit Blick über Regensburg (3. Stock - dadurch sehr helle Räume)
• Lounge im Wohnzimmerflair mit Kücheninsel und großer Dachterrasse mit Grill-Kamin
• 24h Zugang zur Trainingsfläche der Praxis

Wertschätzung durch Beteiligung

• Ideenschmiede: unsere Corinna spricht alle zwei Wochen mit dem Chef (Sam) über die Ideen des Teams die in der Ideenschmiede über ein Online Formular eingehen. Das bringt zwei Vorteile: Du kannst dich einbringen und kriegst für umgesetzte Ideen auch noch Boni (

Wir lieben Mitarbeiter-Ideen)

Besprechungen

• wöchentliche Teambesprechung
• monatliches Info-Meeting mit der gesamten Praxis

Mobilität

• Deutschland Ticket wird bei Bedarf gestellt
• Tankgutschein

Das Übliche

• wir duzen uns alle untereinander
• Obstkiste, Kaffee und Wasser gibts selbstverständlich zu jeder Tageszeit (Außer unsere 9kg Obstkiste ist leer - was schon mal ab Mitte/Ende der Woche vorkommt)